PROJETO DE EAD: ALGUMAS DICAS PARA CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES DE SERVIÇOS E SOLUÇÕES
A prestação de serviço consiste na contratação de uma empresa especializada para realizar uma tarefa específica para a contratante. Em educação a distância, muitas empresas prestam serviços nas diversas etapas de um projeto. Há organizações que oferecem a produção de um curso completo e se dispõem a atender algumas etapas do processo, como locação ou venda de plataformas digitais. Outros serviços que também podem ser ofertados são: produção de materiais didáticos em diversos formatos, como vídeos, animações, textos etc.; digitalização de materiais; aplicação de materiais didáticos em plataformas digitais; gravação de aulas em vídeo; entre outros.Ao contratar uma prestadora de serviços, a contratante busca obter qualidade, agilidade ou mesmo um custo menor em relação à contratação de profissionais. Como o mercado dispõe de muitas empresas que desenvolvem serviços semelhantes, é importante pensar no processo de contratação levando em conta alguns parâmetros.
A contratação de uma empresa prestadora de serviços para o desenvolvimento de projetos de EAD deve contemplar alguns aspectos. A seguir disponibilizamos alguns deles para reflexão.
Análise da necessidade da contratação
É importante que a organização contratante tenha um coordenador especializado em EAD para que o projeto da ação educativa seja desenvolvido. O coordenador deve conhecer as etapas de planejamento, desenvolvimento e avaliação de um projeto de EAD.
Ao analisar a necessidade da ação educativa em EAD, o coordenador deve responder às questões a seguir.
• Qual é o público da ação educativa em EAD? Quais suas características?
• Quais são os objetivos da ação educativa?
• Quais são os recursos humanos e financeiros disponíveis na instituição para a contratação?
• Quais etapas do projeto podem ser desenvolvidas pela equipe da instituição contratante e quais precisam ser terceirizadas? Planejamento (design educacional, metodologia, conteúdo, recursos educacionais, implantação, avaliação etc.), produção dos meios educacionais, organização dos materiais na plataforma, implantação, avaliação da aprendizagem e do projeto e reformulação.
• Qual é o tempo disponível para a realização do trabalho a ser contratado?
• Quais responsáveis da instituição contratante ficarão encarregados do acompanhamento do trabalho da empresa contratada e como esse acompanhamento será realizado?
• Em quantas etapas o projeto pode ser desenvolvido? (Exemplo: planejamento, produção, implantação, entre outros)
Definição e comunicação clara do serviço desejado
Ao analisar a necessidade da ação educativa em EAD, o coordenador deve responder às questões a seguir.
• Qual é o público da ação educativa em EAD? Quais suas características?
• Quais são os objetivos da ação educativa?
• Quais são os recursos humanos e financeiros disponíveis na instituição para a contratação?
• Quais etapas do projeto podem ser desenvolvidas pela equipe da instituição contratante e quais precisam ser terceirizadas? Planejamento (design educacional, metodologia, conteúdo, recursos educacionais, implantação, avaliação etc.), produção dos meios educacionais, organização dos materiais na plataforma, implantação, avaliação da aprendizagem e do projeto e reformulação.
• Qual é o tempo disponível para a realização do trabalho a ser contratado?
• Quais responsáveis da instituição contratante ficarão encarregados do acompanhamento do trabalho da empresa contratada e como esse acompanhamento será realizado?
• Em quantas etapas o projeto pode ser desenvolvido? (Exemplo: planejamento, produção, implantação, entre outros)
Depois de analisar a necessidade do serviço que será contratado, é necessário redigir as especificações técnicas.
A clareza e a especificação técnica do que é esperado da empresa a ser contratada facilitam a elaboração de um futuro contrato e possibilitam um bom acompanhamento e uma boa avaliação dos serviços prestados. Os critérios para avaliação da prestação de serviços também devem ser explicitados. Por exemplo, se a contratação é para a roteirização e produção de um vídeo, é necessário informar os critérios que serão usados pela empresa contratante para avaliar a qualidade do produto (objetivo, duração, adequação da linguagem, efeitos, conteúdo etc.).
A especificação do produto e do processo de trabalho diminui o risco de conflitos entre as partes (contratante e contratado) em relação ao serviço solicitado e o que foi entregue.
A especificação da prestação de serviços é uma trilha e não deve impedir sugestões da empresa a ser contratada. Uma organização com vasta experiência em resolver diversos problemas de EAD em instituições diferentes pode oferecer soluções que não foram pensadas pela contratante e que podem ser mais efetivas e pertinentes. A possibilidade de parceria para a solução de problemas pode gerar produtos mais interessantes e eficazes. Neste caso, é importante estabelecer um acordo entre a contratante e a contratada.
Pesquisa de mercado sobre prestadoras de serviço
A clareza e a especificação técnica do que é esperado da empresa a ser contratada facilitam a elaboração de um futuro contrato e possibilitam um bom acompanhamento e uma boa avaliação dos serviços prestados. Os critérios para avaliação da prestação de serviços também devem ser explicitados. Por exemplo, se a contratação é para a roteirização e produção de um vídeo, é necessário informar os critérios que serão usados pela empresa contratante para avaliar a qualidade do produto (objetivo, duração, adequação da linguagem, efeitos, conteúdo etc.).
A especificação do produto e do processo de trabalho diminui o risco de conflitos entre as partes (contratante e contratado) em relação ao serviço solicitado e o que foi entregue.
A especificação da prestação de serviços é uma trilha e não deve impedir sugestões da empresa a ser contratada. Uma organização com vasta experiência em resolver diversos problemas de EAD em instituições diferentes pode oferecer soluções que não foram pensadas pela contratante e que podem ser mais efetivas e pertinentes. A possibilidade de parceria para a solução de problemas pode gerar produtos mais interessantes e eficazes. Neste caso, é importante estabelecer um acordo entre a contratante e a contratada.
Pesquisar e identificar empresas com condições para realizar os serviços necessários é parte importante do processo. É necessário analisar questões relacionadas à prestação de serviço dessas empresas no que diz respeito à qualidade do trabalho, prazos de realização dos projetos e até os preços.
O conhecimento e a análise de trabalhos realizados para outros clientes podem orientar critérios para a seleção de empresas para a prestação de serviços.
É possível, por exemplo, contatar clientes relacionados nos portfólios das empresas para conhecer as opiniões sobre o produto e processo de trabalho e verificar a idoneidade na prestação de serviços (cumprimento de compromissos, dinâmica de trabalho, entre outros), preço e tempo de realização dos projetos.
Consultar sites de reclamações sobre prestação de serviços das empresas pesquisadas pode ajudar a avaliar possíveis problemas, como foram resolvidos pela organização e como foi o atendimento aos clientes insatisfeitos.
A análise de trabalhos realizados pelas prestadoras de serviços permite avaliar a flexibilidade com o atendimento a clientes. Por exemplo, uma empresa pode ter soluções plurais para problemas diversos, enquanto outra apresenta a mesma solução qualquer que seja a questão, necessidade ou público. Empresas que oferecem customização e variedade de soluções para as diversas ações educativas em EAD tendem a desenvolver um atendimento mais satisfatório.
É importante contatar mais de uma empresa para apresentação de propostas de trabalho. A solicitação para propostas de atendimento pode ser realizada por cartas-convite ou processo de licitação.
Critérios para avaliação das propostas
O conhecimento e a análise de trabalhos realizados para outros clientes podem orientar critérios para a seleção de empresas para a prestação de serviços.
É possível, por exemplo, contatar clientes relacionados nos portfólios das empresas para conhecer as opiniões sobre o produto e processo de trabalho e verificar a idoneidade na prestação de serviços (cumprimento de compromissos, dinâmica de trabalho, entre outros), preço e tempo de realização dos projetos.
Consultar sites de reclamações sobre prestação de serviços das empresas pesquisadas pode ajudar a avaliar possíveis problemas, como foram resolvidos pela organização e como foi o atendimento aos clientes insatisfeitos.
A análise de trabalhos realizados pelas prestadoras de serviços permite avaliar a flexibilidade com o atendimento a clientes. Por exemplo, uma empresa pode ter soluções plurais para problemas diversos, enquanto outra apresenta a mesma solução qualquer que seja a questão, necessidade ou público. Empresas que oferecem customização e variedade de soluções para as diversas ações educativas em EAD tendem a desenvolver um atendimento mais satisfatório.
É importante contatar mais de uma empresa para apresentação de propostas de trabalho. A solicitação para propostas de atendimento pode ser realizada por cartas-convite ou processo de licitação.
A solicitação de prestação de serviços para diversas empresas deve ser acompanhada dos critérios que serão utilizados para a análise das propostas. Esses critérios devem contemplar aspectos administrativos, técnicos e financeiros.
Do ponto de vista administrativo, por exemplo, para que uma empresa seja selecionada, ela deve apresentar documentação previamente determinada. A orientação para a definição dos documentos necessários deve ser fornecida pelo setor financeiro e administrativo da contratante (exemplo: registro, comprovação de pagamento de impostos, entre outros).
Do ponto de vista técnico, é necessário definir os critérios usados para avaliar as propostas, como adequação ao público, originalidade, tempo para realização, etc.
Do ponto de vista financeiro, os critérios também devem ser divulgados. Por exemplo, o critério para seleção pode ser o menor preço ou o valor disponível pela contratante para a realização do projeto. Também pode ser a relação entre a melhor proposta técnica e o menor preço.
Enfim, é possível apresentar diversos critérios de seleção e eles devem ser explicitados na solicitação do serviço às empresas. Ao conhecer os critérios de seleção, as organizações concorrentes podem se preparar melhor para desenvolver uma proposta.
Acompanhamento do processo de produção
Do ponto de vista administrativo, por exemplo, para que uma empresa seja selecionada, ela deve apresentar documentação previamente determinada. A orientação para a definição dos documentos necessários deve ser fornecida pelo setor financeiro e administrativo da contratante (exemplo: registro, comprovação de pagamento de impostos, entre outros).
Do ponto de vista técnico, é necessário definir os critérios usados para avaliar as propostas, como adequação ao público, originalidade, tempo para realização, etc.
Do ponto de vista financeiro, os critérios também devem ser divulgados. Por exemplo, o critério para seleção pode ser o menor preço ou o valor disponível pela contratante para a realização do projeto. Também pode ser a relação entre a melhor proposta técnica e o menor preço.
Enfim, é possível apresentar diversos critérios de seleção e eles devem ser explicitados na solicitação do serviço às empresas. Ao conhecer os critérios de seleção, as organizações concorrentes podem se preparar melhor para desenvolver uma proposta.
Após a seleção e a assinatura do contrato de prestação de serviço, a contratante deve acompanhar o processo de produção.
Definir um cronograma conjunto, com a determinação das partes do trabalho, evita retrabalho e permite correções no processo. O cronograma deve levar em conta o tempo do trabalho da empresa contratada e também o tempo para a análise e/ou avaliação pela contratante em cada uma das etapas previstas.
Por exemplo, se a prestação de serviço é a produção de um programa de vídeo, é importante prever a análise e avaliação do roteiro antes da gravação. Quando o material ainda está no roteiro, é possível corrigir aspectos de conteúdo ou pedagógicos que seriam de difícil correção depois da gravação. Para ilustrar esse fato, verifique esta situação: uma empresa foi contratada para documentar um processo de produção em uma oficina e, no momento da gravação, um dos técnicos usou um EPI inadequado que levou a empresa a ter que refazer a gravação. A discussão do roteiro ou o acompanhamento da gravação por um conteudista da contratante poderia ter evitado esse problema.
A contratação da prestadora de serviço para desenvolver um curso exige o acompanhamento de todo o processo (planejamento, produção das telas, materiais educativos, avaliação...). Muitas vezes, há necessidade de envolver diferentes integrantes da contratante ao longo de todo o processo, pois um produto deve ser avaliado a partir de diversos aspectos, como conteúdo, pedagógico, tecnológico, entre outros. No entanto, mesmo assim é necessário manter um coordenador do projeto que se manterá em todo o processo. O acompanhamento e a aprovação das etapas propiciam o desenvolvimento de um produto que atenda melhor as expectativas educacionais.
Um roteiro é como o menu de um restaurante, que diz o nome do prato e os ingredientes. Mas é o talento do chefe que nos fará apreciar ou não a escolha. Uma "prova" do prato torna a decisão mais segura. Assim, mesmo com um roteiro aprovado é necessário fazer uma "prova", para avaliar se o resultado realmente concretizará o esperado. Isso significa que o acompanhamento não termina na aprovação de um planejamento, é necessário verificar as etapas da produção. Por exemplo, é possível aprovar o planejamento de distribuição de objetos em uma tela de entrada de um curso, mas a análise do resultado pode indicar a necessidade de correções.
Avaliação das etapas de trabalho e do projeto
Definir um cronograma conjunto, com a determinação das partes do trabalho, evita retrabalho e permite correções no processo. O cronograma deve levar em conta o tempo do trabalho da empresa contratada e também o tempo para a análise e/ou avaliação pela contratante em cada uma das etapas previstas.
Por exemplo, se a prestação de serviço é a produção de um programa de vídeo, é importante prever a análise e avaliação do roteiro antes da gravação. Quando o material ainda está no roteiro, é possível corrigir aspectos de conteúdo ou pedagógicos que seriam de difícil correção depois da gravação. Para ilustrar esse fato, verifique esta situação: uma empresa foi contratada para documentar um processo de produção em uma oficina e, no momento da gravação, um dos técnicos usou um EPI inadequado que levou a empresa a ter que refazer a gravação. A discussão do roteiro ou o acompanhamento da gravação por um conteudista da contratante poderia ter evitado esse problema.
A contratação da prestadora de serviço para desenvolver um curso exige o acompanhamento de todo o processo (planejamento, produção das telas, materiais educativos, avaliação...). Muitas vezes, há necessidade de envolver diferentes integrantes da contratante ao longo de todo o processo, pois um produto deve ser avaliado a partir de diversos aspectos, como conteúdo, pedagógico, tecnológico, entre outros. No entanto, mesmo assim é necessário manter um coordenador do projeto que se manterá em todo o processo. O acompanhamento e a aprovação das etapas propiciam o desenvolvimento de um produto que atenda melhor as expectativas educacionais.
Um roteiro é como o menu de um restaurante, que diz o nome do prato e os ingredientes. Mas é o talento do chefe que nos fará apreciar ou não a escolha. Uma "prova" do prato torna a decisão mais segura. Assim, mesmo com um roteiro aprovado é necessário fazer uma "prova", para avaliar se o resultado realmente concretizará o esperado. Isso significa que o acompanhamento não termina na aprovação de um planejamento, é necessário verificar as etapas da produção. Por exemplo, é possível aprovar o planejamento de distribuição de objetos em uma tela de entrada de um curso, mas a análise do resultado pode indicar a necessidade de correções.
O coordenador do projeto da contratante pode propor uma avaliação constante em cada uma das etapas do trabalho da prestadora de serviços, levando em conta os produtos entregues, as relações com a contratante, o atendimento das necessidades apresentadas, o cumprimento do cronograma, entre outros. É importante, também, ouvir a prestadora e sua avaliação em relação ao processo, aos compromissos assumidos com a contratante etc.
A avaliação nas etapas permite negociações e mudanças de rumo, quando for o caso. Evita acumular distorções nas interpretações e garante seguir uma trilha mais segura na direção do desenvolvimento dos produtos. A contratante e a contratada devem buscar uma parceria em que cada um colabore da melhor maneira possível no processo.
A avaliação final, com o projeto pronto, permite a contratante e contratada analisarem o que era esperado e o que conseguiram no final do processo. Alguns aspectos que podem ser avaliados são: a contribuição das partes (contratada e contratante), os acertos no caminho, a efetividade das soluções propostas, a qualidade da parceria, o que poderia ser melhorado em um novo trabalho, entre outros.
A avaliação é uma forma de compreender se o investimento na terceirização está sendo bom para a empresa contratante, se está contribuindo para o seu crescimento.
Com a colaboração da Profª Ivete Palange - membro do Conselho Fiscal ABED.
A avaliação nas etapas permite negociações e mudanças de rumo, quando for o caso. Evita acumular distorções nas interpretações e garante seguir uma trilha mais segura na direção do desenvolvimento dos produtos. A contratante e a contratada devem buscar uma parceria em que cada um colabore da melhor maneira possível no processo.
A avaliação final, com o projeto pronto, permite a contratante e contratada analisarem o que era esperado e o que conseguiram no final do processo. Alguns aspectos que podem ser avaliados são: a contribuição das partes (contratada e contratante), os acertos no caminho, a efetividade das soluções propostas, a qualidade da parceria, o que poderia ser melhorado em um novo trabalho, entre outros.
A avaliação é uma forma de compreender se o investimento na terceirização está sendo bom para a empresa contratante, se está contribuindo para o seu crescimento.
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